まず着信があると、本人に代わって電子秘書が電話を受けて音声応答し、電子秘書に設定された指示に従い、直接呼び出したり、指定された移動先や携帯端末に転送したり、不在の応答をした後メッセージを録音したりします。また、不在時に受け取ったメッセージを、TelePaletteユーザが利用しているメーラに対して添付ファイルとして記録するため、ユーザはメーラを開くことによりテキストメッセージと同様に音声メッセージを受け取ることができます。FAXも同様で、電子秘書が受け取ったFAXを、添付ファイルの形で渡すため、ユーザは同様にFAXも受け取ることができます。このように電子秘書の機能により、テキスト、音声、イメージが同様の環境で受け取ることができ、業務効率を高めることができます。

電話の発信時には、個人電話帳から相手を選択することにより直接発信することができます。また、着信履歴を持っているため、電話をかけてきた相手の履歴から選択しても直接発信ができるようになっています。さらに、出先からTelePaletteに電話をかけることにより、伝言の確認やメールの確認ができる機能などにより、安心して外出することができます。