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ソリューションコラム / ユビキタス 2009年8月

ProgOfficeが実現する無駄のない「高効率」ノンテリトリアルオフィス

4.電話帳ポータルで電話連絡効率、セキュリティを向上

建山氏の説明は続く。社員一人ひとりに携帯電話が配布された状況を想定し、その電話連絡方法を紹介。ここでProgOfficeが有するシステムは、営業マンの森下氏が密かに懸念していたセキュリティ問題も解決するものだったのである。

電話帳ポータルを活用すれば、携帯電話紛失による情報漏洩も防止可能。
建山● ProgOfficeではネットワーク上に社員すべての情報が入った電話帳を置き、部署別や社員個人が作成したグループ単位などで社員を絞り込んで連絡を取ることができます。紙の内線電話帳も不要になって便利ですよ。
森下● 実は心配していることがありました。僕たち営業担当が持っている携帯電話にはお客様の情報が山ほど登録されています。これを紛失しては大変なことになるので気を遣うんです。
山田● それは情報漏えいやセキュリティの観点で重要なポイントだな。そういったリスクを抱えた運用はコンプライアンス的にも大問題だ。
森下● ProgOfficeでは、電話をかける際に、携帯電話内蔵の電話帳を使わなくてもよいのですか？
建山● はい。電話帳は、すべてサーバ上に置かれ、ネットワーク経由でアクセスします。サーバ上の電話帳には社員一人で利用する電話番号も登録可能なので、取引先の情報もすべてサーバ上の電話帳で参照可能です。なお、サーバには認証を受けないとアクセスできない仕組みになっていますのでセキュリティも確保されています。
ＮＴＴソフトウェア株式会社：池田　雅儀

ProgOfficeでは「電話帳ポータル」と呼ぶ機能を有しています。これは、全社的に使用する内線電話帳、部署・グループ単位で共有利用する共有電話帳、個人が利用する電話帳に分かれており、いずれも情報はサーバ上に置かれます。
このシステムは情報を一元化しオンラインで利用することで電話連絡の効率を上げるとともに、端末（携帯電話）に取引先の電話番号や社内情報を一切置かないことから、万が一の端末紛失時の情報漏えいリスクが無くなります。
また、お客様情報が一元管理されることで、データの最新化も1箇所で済み、最新の個人情報データが共有・活用されることになります。
»次は「5.ProgOfficeによるノンテリトリアルオフィスを導入～その後」
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