概要

業務出張、個人・団体旅行の手配や予約代行を手がけるNTTトラベルサービス様は、お客さまとのやり取りの中で、多くの個人情報やセンシティブなデータを扱っている。これまでも、さまざまなアプローチで情報セキュリティ対策を進めてきた同社は、情報漏えい対策ソリューション 『CipherCraft/Mail』 の導入により、セキュアなメール環境を実現することに成功した。導入の背景、運用による成果について、システムご担当者に伺う。

課題

個人情報を扱う業務の中で、高度な情報セキュリティを実現するために

NTTトラベルサービスは、NTTグループ各社の業務出張や研修・会議をはじめ、個人・団体旅行の手配や予約を主業務としている。必然的に、チケット手配などの際にはお客様の氏名、勤務先、自宅などの個人情報、クレジットカード情報などのセンシティブな情報を扱うことが非常に多い。そのような業務のもと、同社は一貫して情報セキュリティの強化を続け、2006年9月に個人情報保護方針を制定し、2007年7月にはプライバシーマークの認定を受けた。


プライバシーマークは、認定後も継続した改善、PDCAサイクルによるスパイラルアップが求められるのが特徴だ。同社もICカード社員証による入退出管理の強化、個人情報保護基準の改訂を進めてきた。しかし、業務環境の変化に伴って、電子メールの利用における“セキュリティ強化”が課題として浮上した、とシステム担当の両氏は語る。


「従来、お客さまとの間では電話・ファクスを介したやりとりがほとんどでした。しかし、現在は多くがメールやWeb上から受注を受け、手配に入るようになっています。悪意を持った第三者によって、ネットワーク上でデータを不正に取得される可能性がまったくないとは言えません。その中で、個人情報をどのように慎重に取り扱っていくかが課題になりました。個人情報の漏えい事故で最も件数が多いとされているのが誤送信によるもの。事故防止のためには、メールの誤送信対策が必須だと私たちは考えたのです」
(企画総務部 システム担当 担当課長・システムアドミニストレータ 大滝貴幸氏)


同社は、お客様のメールアドレスをメールソフト上に登録せず、送信のたびに手打ちで入力し、宛先の自動入力によって送信先を誤るミスを防止している。また、添付ファイルを送信するときには暗号化することにより、個人情報保護を図っている。しかし、人手による管理・対策では業務効率面に問題があり、現場の生産性が低下する懸念もあった。そこで同社は、効率と安全性が両立したメール環境を整えるべく、情報漏えい対策ソリューション導入の検討に入った。

解決へのアプローチ

3ステップを経てソフトランディング 導入はスムーズかつスピーディーに進んだ

情報漏えい対策ソリューションの選定に着手した同社は、他社製品との比較検討の結果、NTTソフトウェアの営業担当が提案した『CipherCraft/Mail』を選定する。「国産」「NTTグループ企業の製品」が決め手になった、と大滝氏は振り返る。

「バージョンアップが進んでも手厚いサポートが期待できる。これが国産製品の魅力です。実は、アメリカで高いシェアを持つ製品に着目したこともありました。しかし、その製品を精査したところ、暗号化メールを復号化する工程が煩雑でした。受信者が自身の情報を外部サーバに登録する必要があったのです。これではお客様に過度な負担をかけてしまいます。その点、『CipherCraft/Mail』は送信者、受信者の双方に負担が少ないのです。さらに、既にNTTグループの企業で多くの導入実績があることも大きな魅力。NTTグループの企業と取引が多い私たちが安心して使えるのは言うまでもありません」(大滝氏)

株式会社NTTトラベルサービス 岡崎 充宏氏

導入に際しては、全社を挙げての一挙導入ではなく、慎重にステップを踏んで浸透させていくスタイルが採られた。業務におけるメールの利用は部署によってさまざまであり、「メールを送信するたびに細かな確認作業が増えるのでは?」といった社員の不安を払拭しつつ進めていく必要があったからだ。

「多くのお客様に様々な提案資料を添付して送る部署もあれば、お客様から頂いたメールにシンプルに返信するだけ、という部署もあります。『送信メールのチェック』という工程が加わることで、業務効率が下がっては意味がありません。そこで、まずはシステム担当の我々2名が試用し、さらに社内各部門から選任された『システム調整会議』のメンバーが先行導入を行いました。このメンバーが各部署での推進役になることで、全社的な導入は極めてスムーズに進みました」(企画総務部 企画・システム担当部長 岡崎充宏氏)

こうして、今年7月に全社員の端末に『CipherCraft/Mail』がインストールされた。導入までのスピード、スムーズさには目を見張った、と岡崎氏。

「既設のファイアウォール、ウィルスゲートウェイの環境を変えることなく導入できたのは大きなポイントでした。専用サーバの設置に加え、クライアント端末へのアプリケーションのインストールで済む。これが迅速な導入につながったのです」(大滝氏)

ソリューションとその成果

費用対効果にも高評価 今後のスタンダード化にもいっそうの期待

『CipherCraft/Mail』の優位性について、両氏は「メール誤送信防止機能」「メール暗号化機能」の実効性・操作性を高いレベルで両立している点を挙げる。

株式会社NTTトラベルサービス 大滝 貴幸氏

「メール送信前の『送信確認ダイアログ』で、「宛先」や「アドレス情報」が同時に表示されます。これにより、誤りに気づく可能性が高まりました。確認後にチェックボタンをクリックしない限り送信できませんから、誤送信抑止の決定打と言えるでしょう」 (岡崎氏)

「本ソフトは、メール送信時のファイル暗号化とパスワードの通知をやってくれます。こうして社員が暗号化、パスワード通知を手作業でやる必要がなくなり、業務の効率化を図ることができました」 (大滝氏)

さらに、導入時のコスト面も高い評価をいただいた。『CipherCraft/Mail』は、1ライセンスあたりの導入費、その後のシステムサポートの費用は比較的安価であり、同社のように社員100人規模の小規模・中規模の企業でも十分に購入しやすい、と大滝氏。

「弊社は安心や信頼感をお客様にご購入いただいている企業ですから、誤送信や情報漏えいなどのトラブルが発生した場合のリスクを考えれば、費用対効果が高い製品だと考えています」(大滝氏)

「メールの誤送信防止」という導入成果について高く評価する両氏ですが、今後は現場の業務に即した機能付加も要望したい、とも語ってくれました。

ChipherCraft/Mail 送信確認画面

「今後、メールによる連絡、情報伝達がより重要性を増していく中、本ソフトが私たちにとって心強い存在になっていくのは間違いありません。そこでご提案ですが、弊社では近年、海外のホテルとメールのやり取りをする業務も増えてきています。パスワード通知の定型文が英語、中国語などのバージョンをプルダウンで選べれば、本ソフトの活用シーンは、より広がっていくでしょう」 (岡崎氏)

「この『CipherCraft/Mail』がさらに浸透していけば、さまざまな利用者の要望を統一して反映するこ とにより、業務の利便性、信頼性が高まっていくでしょう。さらなるバージョンアップを含め、本ソフトが情報セキュリティにおけるスタンダードな存在になる ことを期待しています」(大滝氏)

株式会社NTTトラベルサービス(左)岡崎 充宏氏・(右)大滝 貴幸氏

お客様プロフィール

 お客様プロフィール
設立 1982年(昭和57 年)
事業概要 NTTグループのインハウス旅行会社として、業務出張や団体・個人 旅行の手配、企画を幅広く手がけている。
従業員数 98名
URL http://www.ntt-ts.co.jp/

※2010年8月現在